Ich öffne kaum noch einen leeren Chat.

Nicht, weil ich nicht prompten kann. Sondern weil ich es leid war, jedes Mal von vorne zu erklären, wer ich bin, wie ich schreibe und was ich auf keinen Fall lesen will.

Prompting ist nicht tot. Es ist die wichtigste Grundlage, und ich bringe es in meinen Workshops ständig bei. Aber es reicht nicht mehr. Den Unterschied zwischen passabel und richtig gut macht Kontext: was die KI über dich, deine Arbeit und deine Ziele weiß.

Die KI ist der beste Praktikant der Welt

Das Bild, das mir seit Jahren hilft: KI ist ein Praktikant. Einer, der jedes Buch gelesen hat und Wikipedia in zig Sprachen auswendig kennt. Er formuliert superschnell Texte, die plausibel klingen. Aber er hat kein echtes Weltverständnis, braucht sehr genaue Anweisungen und erfindet manchmal Dinge.

Und vor allem: Er ist heute zum ersten Mal da. Er kennt dein Unternehmen nicht, deine Kundinnen nicht, deinen Ton nicht. Wenn du ihn nicht brieft, antwortet er mit dem Durchschnitt aus allem, was er je gelesen hat. Dann klingt dein Ergebnis wie das aller anderen.

Warum das so ist, zeigt ein kleines Beispiel. Ein Sprachmodell rechnet mit Wahrscheinlichkeiten: Welches Wort kommt als Nächstes am wahrscheinlichsten? Bei „Das Wetter ist …” landet es meist bei „schön”. Schreibst du „Das Wetter in Berlin im November ist …”, wird es plötzlich grau und kalt.

Kontext verschiebt die Wahrscheinlichkeiten. Genau das ist der Hebel.

Deshalb auch: KI ist nicht Google. Wer sie wie eine bessere Suchmaschine benutzt, bekommt Durchschnitt.

Die Basis: ARK und KRAFT

Bevor es an Assistenten geht, einmal die Grundlage. Ich arbeite mit zwei Frameworks, die man sich wirklich merken kann.

ARK steht für Aufgabe, Rolle, Kontext. Was genau soll passieren? Aus welcher Perspektive? Welcher Hintergrund ist wichtig? Die Reihenfolge ist egal, und die drei Wörter musst du nicht einmal davorschreiben.

KRAFT ist das Upgrade: ARK plus Format und Tonalität. Wie soll das Ergebnis aussehen? Welcher Ton passt, und was willst du vermeiden?

Beides ist eine Checkliste im Kopf, kein Formular. Mein Richtwert: Sobald ich eine Antwort direkt weiterverwenden will und sie länger als drei bis fünf Zeilen wird, schreibe ich einen ordentlichen Prompt.

Der stärkste einzelne Trick heißt Few-Shot: Beispiele statt Beschreibungen. Statt zu erklären, was „empathisch” für dich bedeutet, gibst du drei deiner eigenen Mails mit. Die KI übernimmt Stil und Format, ohne dass du beides beschreiben musst.

Und dann: Mach einfach. Zehn Stunden aktive Nutzung bringen dir mehr als jedes Studium komplexer Techniken.

Vom Prompt zum Assistenten

Irgendwann merkst du: Du tippst immer wieder dasselbe ein. Deine Rolle, deinen Ton, deine Tabus. Genau da lohnt sich ein Assistent.

Ein Assistent ist im Kern eine Anweisung, die du einmal schreibst und die bei jeder Anfrage mitläuft. Auf Plattformen, die das können, heißt das Systemprompt, oft ergänzt um einen Wissensordner mit deinem Material. Wo das nicht geht, arbeite ich mit einem KI-Briefing. Das ist der erste Text in einem neuen Chat, und ab dann kennt dich die KI für diesen Chat.

Kurz zur Begriffsklärung, weil das gerade oft durcheinandergeht: Ein Agent führt echte Aktionen aus. Er verschickt die Mail, legt den Termin an, holt Daten aus einem System. Ein Assistent bereitet vor, und du entscheidest. Für die meisten Aufgaben reicht der Assistent völlig.

So baust du deinen ersten Assistenten

Ich zeige es an dem Beispiel, das fast alle brauchen: einem E-Mail-Assistenten. Er besteht aus fünf Bausteinen.

1. Wer bin ich? Name, Rolle, Unternehmen und für wen du schreibst. Zwei, drei Sätze reichen.

2. Mein Stil. Hier kommen drei echte E-Mails von dir rein. Nicht beschreiben, zeigen. Die KI lernt deinen Ton aus den Beispielen. Wenn du sehr unterschiedlich schreibst, etwa an Kunden und an dein Team, dürfen es auch fünf sein.

3. Meine Aufgabe. Was soll der Assistent tun, wenn du nur Stichpunkte hineinwirfst? Was bei einem ganzen Mailverlauf? Wann duzt er, wann siezt er? Mein Trick für unklare Fälle: „Wenn du nicht sicher bist, frag vorher nach.”

4. Tabus. Was du nie lesen willst. Floskeln, Marketing-Sprech, typische KI-Phrasen. Bei mir steht da auch: keine langen Gedankenstriche. Eigentlich mag ich sie, aber sie lassen Texte sofort nach KI klingen. Alles, was dir auffällt und dich nervt, gehört hierher.

5. Output-Format. Bei mir steht in der ersten Zeile immer eine kurze Einschätzung: „Verstanden: Du willst X an Y.” Erst danach kommen Betreff und Mail. So sehe ich sofort, ob die KI die Situation richtig verstanden hat.

Das Ganze dauert etwa 15 Minuten, am längsten brauchst du fürs Raussuchen der Beispiel-Mails. Danach wirfst du nur noch die eingehende Mail oder deine Stichpunkte hinein und bekommst eine Antwort in deinem Ton. 15 Minuten Aufwand für eine Assistenz, die nie krank wird.

Ein Wort zum Datenschutz: Auch mit Assistent gehören sensible Kunden- oder Personaldaten nicht in öffentliche Tools. Im Zweifel anonymisieren oder eine Plattform nutzen, die eure Anforderungen erfüllt.

Und die Grenzen: Ein Briefing ist kein Training. Du trainierst keine KI, du gibst ihr Kontext. Nach vielen langen Nachrichten vergisst der Chat den Anfang wieder. Dann öffnest du einen neuen Chat und kopierst das Briefing erneut hinein. Das kostet 20 Sekunden.

Wo passabel aufhört und richtig gut anfängt

Ein Briefing bringt dich weit. Für Assistenten, die wirklich liefern, gehe ich deutlich tiefer. Meine Methode hat drei Schritte.

Klarheit. Was genau soll der Assistent können? Welche Aufgaben übernimmt er, welche nicht? Ohne diese Klarheit wird’s Murks.

Instruktionen. Hier wird es handwerklich. Ich strukturiere mit Markdown, grenze Abschnitte mit XML-Tags ab, schreibe Methoden hinein, definiere Verbote und baue Qualitätschecklisten ein. Aus meiner Reflexions-Agentin Clara sieht das zum Beispiel so aus:

<process>
1. Kategorien analysieren
2. Fragen stellen, um Klarheit zu schaffen
3. Zusammenfassung mit konkreten nächsten Schritten
</process>

<verbote>
- Keine generischen Ratschläge
- Keine Phrasen wie „Du schaffst das!"
- Konkret bleiben
</verbote>

Testen und iterieren. Der erste Wurf ist nie perfekt. Ich teste, sammle Feedback, passe an und teste wieder. Ein Tipp, der viel Zeit spart: Wenn du die KI in einem Chat zehnmal korrigiert hast, frag sie, welche zwei, drei Änderungen du an deinen Anweisungen vornehmen solltest. Die übernimmst du, und die nächste Version startet besser.

Vorsicht vor dem Gegenteil: Wer zu viel hineinpackt, verwirrt die KI. Wenn sich Anweisungen widersprechen, weiß sie nicht mehr, was zuerst gilt. Lieber weniger, aber klar.

Rechne mit Zeit, dann spart es dir Stunden

Einer meiner ersten großen Assistenten hat für einen Kunden Ausschreibungen analysiert und bewertet. Dafür habe ich mehr als zwölf Stunden gebraucht. Wenn du für deinen ersten Assistenten acht, zehn oder zwölf Stunden brauchst, ist das völlig normal. Das heißt nicht, dass du es nicht kannst. Das heißt, dass du es richtig machst.

Irgendwann habe ich einen Assistenten gebaut, der Assistenten baut. Klingt meta. Ist es auch. Heute steht ein neuer, guter Assistent in wenigen Minuten, weil der Baumeister meine Methode, meine Sprache und meine Standards kennt. An manchen feile ich danach noch ein, zwei Stunden.

Inzwischen arbeite ich mit einem ganzen KI-Team. Clara Sicht hilft mir bei Reflexion und Vision. Argu Mentor nimmt meine Strategien aus drei Perspektiven auseinander. Ein Devil’s Advocate nimmt der KI ihr Wohlwollen und haut richtig drauf. Ana Lyse prüft lange Ausschreibungen und gibt mir eine Go- oder No-Go-Empfehlung. Clara und einige andere kannst du bei den KI-Mentoren selbst ausprobieren.

Das Spannende daran ist nicht, dass ich schneller werde. Ich bin eh schnell. Sondern dass ich besser werde: Ich bekomme Gegenargumente, andere Perspektiven und Fragen, die ich mir selbst nicht gestellt hätte.

Dein erster Schritt

Such dir drei E-Mails raus, die typisch für dich sind. Schreib zwei Sätze dazu, wer du bist, und eine kurze Liste mit Dingen, die du nie lesen willst. Kopier das an den Anfang eines neuen Chats und gib die nächste Mail hinein, die du beantworten musst.

Das ist dein erster Assistent. Wahrscheinlich nicht dein letzter.

Wenn du dir ein ganzes KI-Team aufbauen willst, das dein Wissen zum Hebel macht: Genau dafür gibt es The AI Edge.